List kondolencyjny pisze się na papierze białym albo kremowym. Listy i karty z czarną obwódką wysyła się jedynie z domu żałoby.
Ktoś, kto chciałby napisać tylko parę słów, może to zrobić na białym kartoniku (nie na pocztówce!) z odpowiednią kopertą. W każdym przypadku pisze się przede wszystkim natychmiast, a nie po upływie tygodni, a po wtóre, jeśli to możliwe, odręcznie (jedynie wyjątkowo na maszynie lub komputerze), po trzecie ciemnoniebieskim albo czarnym atramentem lub długopisem. Im mniej się było związanym ze zmarłym, tym prościej trzeba się wyrażać. W każdym przypadku trzeba się wystrzegać napuszonego stylu i fałszywego patosu. Piszący do osoby pogrążonej w żałobie powinien wyrazić swój żal. Pocztówki i widokówki nadają się jedynie do korespondencji, nie wymagającej dyskrecji. Zwrotu wstępnego można nie używać, ma on jednak charakter grzecznościowy i dlatego jest godny polecenia. Na przykład można napisać mniej więcej tak: Z wakacji w przepięknej Krynicy serdeczne pozdrowienia przesyła Szanownemu Panu, zawsze życzliwy…
Już wyglądem zewnętrznym warto podkreślić różnice między listem prywatnym a urzędowym, zwłaszcza teraz, gdy listy osobiste do przyjaciół i znajomych pisuje się na maszynie albo komputerze.

W korespondencji prywatnej nie powtarza się adresu odbiorcy w samym liście, ani nie umieszcza się tam numeru. Przeczy to bowiem charakterowi osobistej lub poufnej rozmowy, jaką ten list zastępuje. W złym guście są frazesy albo zwroty typowo biurowe, np. „Potwierdzam odbiór Twojego pisma z…”. Ktoś, kto otrzymuje mnóstwo listów urzędowych, dozna miłego uczucia otworzywszy list prywatny, któremu znajoma ręka nadała cechy indywidualności. Perfumy i kosmetyki Paco Rabanne. Współczesny styl pisania listów nie dotarł jeszcze do wszystkich biur i przedsiębiorstw. Niemniej jednak pisemne lub osobiste porozumiewanie się między firmami a klientami jest obecnie znacznie z sercem, swobodniejsze i bardziej naturalne niż kiedyś.
Jak jednak powinien odpowiadać na korespondencję handlową ktoś, kto nie ma w tym doświadczenia? Tak zwana polszczyzna kupiecka ustępuje miejsca stylowi, którego głównymi cechami są: jasność, rzeczowość i naturalna uprzejmość. Trzeba sobie zdawać sprawę z tego, że odbiorca szybciej zareaguje na krótki list niż na tasiemcowe pismo.

Zakończenie: „ze szczególnym szacunkiem” umieszcza się w pismach bardzo oficjalnych, np. do prezydenta państwa. W listach handlowych, do firm już znanych jednak używa się sformułowań bardziej zbliżających ludzi do siebie w rodzaju „polecamy się na przyszłość”, „przesyłamy serdeczne pozdrowienia” itp.

Poczucie tego, że się jest Wydanym na pastwę potęgi pieniądza lub potęgi państwa przekształca się wśród ludzi myślących demokratycznie na stosunek partnerstwa. Znajduje to stopniowo wyraz w języku urzędowym, który wiele władz zaczyna już wycierać z kurzu.
Istnieją już izby skarbowe, które uprzejmie formułują swoje wezwania, bywają druki, rezerwujące jakiś wiersz na zwrot bardziej osobisty.
Obu stronom na dobre wychodzi, że na końcu urzędowego tekstu mało czytelny podpis urzędnika jest uzupełniony jego nazwiskiem, napisanym na maszynie. Ma się wtedy do czynienia nie z bezimiennym urzędem, ale z człowiekiem z krwi i kości. Jeżeli jednak pisze się po raz pierwszy do jakiejś władzy, gdzie się jeszcze nie zna nazwiska właściwego urzędnika, zaczyna się list „Szanowni Państwo”.
Władze mają dzisiaj osobowo brzmiące określenia, np. „Dyrektor Biura Prawnego URM”. Zrozumiałe jest, że do takiego urzędnika zwraca się „Biuro Prawne URM” i jeżeli to wiadomo - „Dyrektor Takiataki”. Jeżeli natomiast ma się coś do zakomunikowania w sprawie urzędowej osobiście dyrektorowi, pisze się na kopercie „Pan Dyrektor X”, a w nagłówku listu „Szanowny Panie Dyrektorze”. Podczas opuszczania Urzędu Kanclerskiego Helmut Schmidt otrzymał tysiące listów. Wielu nadawców zwracało się z pytaniem, jak powinno się zwracać do byłego kanclerza. Jeden z nich pisał: „Pytałem wszędzie, ale nikt nie umiał udzielić mi odpowiedzi”. Wydawało mu się, że pisząc „Szanowny Panie Schmidt” nie popełnił gafy. Człowieka tego mogliśmy uspokoić, że „Pan Schmidt taki zwrot uważa za właściwy”.
Oryginał tej książki został wydany w Niemczech: powyższe odnosi się do stosunków niemieckich. W Polsce prezydent, premier, rektor zachowują swój tytuł dożywotnio.

W przypadku bliższej znajomości pisze się: „Droga Pani Mario” „Drogi Panie Janie”. Tej formy używa się, gdy kobieta pisze do pana młodszego od siebie, albo gdy zwracamy się do bardzo starszego pana. Mając jednak wątpliwości można napisać: „Szanowna i Droga Pani Mario” albo „Szanowny i Drogi Panie Janie”. Po tym wstępie nie stawia się żadnego znaku przestankowego, a nie jak dawniej wy-krzyknik. Tekst zaczynamy od nowego wiersza.
Posiadaczy tytułów należy nimi honorować. W listach prywatnych tytuł lub tytuły umieszcza się zawsze na kopercie. Dlatego w samym liście nie trzeba pisać doktor, profesor ani wymieniać godności, czy też używać zwrotów typu „Szanowny Panie Dyrektorze”. Inaczej jest w korespondencji urzędowej i zawodowej.
Od pewnego czasu i tu zarysowuje się zmiana. W każdym razie takie zwroty jak „Wielce Szanowny Panie”, „Wielce Szanowna Pani” jak i zakończenie „z poważaniem” nadal obowiązują.